Що таке дедлайн і як правильно його ставити собі і підлеглим

Категорія: Бізнес Опубліковано: Середа, 22 травня 2019

Що таке дедлайн

Дедлайн – що це таке, простими словами і як використовується в роботі? Які види дедлайнів бувають і як правильно ставити дедлайн собі і підлеглим? Яку користь і шкоду приносять дедлайни?

Перший раз про дедлайн я почув, коли працював у Центрі підтримки клієнтів мобільного оператора. Потрібно було прийняти 72 дзвінка за 2 години, щоб підтягнути показники групи операторів. І керівник сказав мені: “Дедлайн – через 2 години. Потрібно кістьми лягти, але виконати". Тоді я вперше зіткнувся з цим поняттям, і став з'ясовувати, що це таке. Дедлайн не був порушений, а я отримав інформацію, якою поділюся.

Дедлайн — що це таке

Поняття дедлайн прийшло до нас з англійської мови. Буквально dead line – мертва лінія, риса, або лінія смерті. В даний час термін визначає крайній термін чого-небудь. Сьогодні ніхто не стане вбивати вас за те, що ви його пропустили. Але так було не завжди – в ті часи, коли термін тільки з'явився, людей дійсно вбивали за перетин dead line.

«Убивче» походження терміна «дедлайн»

У 1860-х роках «мертвою лінією» була лінія всередині або навколо в'язниці в США в роки Громадянської війни (1861-1865). В'язнів розстрілювали за те, що вони перетнули «мертву лінію». Перехід за лінію вважався спробою до втечі.

«На двадцять футів (близько 6 метрів) всередину і паралельно огорожі встановлені легкі огорожі, утворюють «мертву лінію», за яку виступ ступні або навіть пальця обов'язково принесе смертельну кулю вартового».

Після закінчення Громадянської війни слово «дедлайн» стали використовувати образно, а в наш час термін пов'язують з крайнім терміном, а не зі стріляниною по людині.

Синоніми і антоніми

Щоб краще зрозуміти значення слова «дедлайн», подивимося на схожі і протилежні за змістом слова:

Синоніми (схожі) Антоніми (протилежні)
  • крайній строк
  • край, межа
  • ліміт, ліміт часу
  • тимчасове обмеження, рамки
  • дата доставки (поставки)
  • встановлений термін, закінчення
  • своєчасність
  • нескінченність
  • збільшення
  • продовження
  • додавання
  • продовження
  • невизначеність

Термін можна застосовувати до чого завгодно. Термін придатності пастеризованого молока – 30 діб, це його дедлайн. Дата погашення платежу по кредиту – 10 число кожного місяця. Знову дедлайн.

Ось як зазвичай застосовується це слово в розмовній мові:

  • Вибач, я сьогодні затримаюся на роботі, шеф поставив дедлайн здачі проекту.
  • Іванов, у нас намічається великий клієнт. Потрібно підготувати комерційну пропозицію. Дедлайн — 12 годин завтрашнього дня.
  • Ви обіцяли зверстати сайт до п'ятниці, а сьогодні вже понеділок. Ставлю вам дедлайн до завтрашнього дня, якщо робота не буде виконана, я буду шукати іншого виконавця.

Види дедлайну і сфери застосування

Дедлайн застосуємо до всього. Мій робочий день починається о 9 ранку, і це кінцевий термін, коли я повинен опинитися на робочому місці. При цьому з дому потрібно вийти не пізніше 8 годин, а краще раніше. І це теж дедлайн. Я купив квартиру в новобудові - в договорі прописаний термін здачі (дедлайн) будинку в експлуатацію. Дедлайн не можна порушувати, нижче ми розглянемо, чим це загрожує. Розглянемо основні сфери, в яких застосовні дедлайни, на простих прикладах.

Дедлайн в рекламі і продажах

У рекламі часто використовуються крайні терміни (дедлайни) для стимулювання продажів. Маркетологами було виявлено спостереження, що установка терміну психологічно діє на клієнта і підштовхує його до прийняття рішення.

Приклад – розпродаж до 10 січня. Чорна п'ятниця (всесвітній день великих знижок). Знижки на сніданки до 11 ранку. Бізнес-ланчі за вигідною вартістю з 12 до 16 години. Якщо не купити товар до цього часу - ціна виросте, і заощадити не вийде.

Для продавців дедлайн – це кінець звітного періоду. Коли я працював керівником в офісі продажів, наш звітний період дорівнював 1 календарному місяцю. І для нас дедлайном був останній день місяця. Не виконаємо план продажів – не отримаємо премію.

Дедлайн в законодавстві

Податки на доходи фізичних осіб повинні бути оплачені до 30 квітня. Не подав декларацію вчасно - застосовуватимуться штрафи.

Штрафи ДАІ можна оплачувати зі знижкою протягом 14 днів після їх виставлення. Не встиг – заплати по повній.

Строк позовної давності по кредиту — 3 роки. Якщо банк за цей час не подасть на боржника в суд, то кредит можна не платити. Але там є нюанси.

Дедлайн в журналістиці

Випуск газети, журналу. Номер повинен з'явитися на прилавках, наприклад, в понеділок о 10 ранку. Попередньо його потрібно підготувати, перевірити, надрукувати. Редактори, журналісти, копірайтери, дизайнери бігають по редакції з криками: «дедлайн!». Забавно дивитися на це у фільмах, але не дуже – бути учасником такого процесу. Чи можна уникнути паніки, коли дедлайн настає на п'яти? Так! І нижче ми розглянемо способи, як це зробити.

Поспостерігати з боку на дедлайни в журналістиці можна у фільмах:

  • Диявол носить прада (2006);
  • Стажер (2015);
  • Вересневий номер (2009);
  • Сяйво (1980);
  • Мізері (1990).

Для митців, які співпрацюють з редакціями і видавництвами, застосовні ті ж дедлайни, що і в журналістиці. Все повинно бути готове до часу випуску.

Дедлайн у програмістів

Для програмістів важливо завершити роботу у встановлений термін. Програма, скрипт або сайт повинні бути готові до певного часу. Програма не почала працювати вчасно – замовник втратив гроші, а програміст зарплату.

Дедлайн у сфері управління проектами

Коли замовник доручає команді або фрілансеру створення проекту (наприклад, рекламна кампанія, створення сайту, розробка дизайн-проекту, ремонт в квартирі тощо), то завжди обумовлюються терміни виконання. Адже ніхто не захоче чекати вічність. А якщо проект багатоступінчастий, то кожному етапу присвоюється свій термін, який і буде дедлайном. При чому, це вигідно як замовнику, так і виконавцю, який зможе більш чітко розпланувати свою роботу і призначати дати робіт новим клієнтам.

Приклад ремонту квартири:

  • Старт робіт — 1 червня;
  • До 5 червня надати дизайн-проект і узгодити його;
  • З 5 по 7 — демонтаж старого інтер'єру;
  • З 7 по 10 — монтаж вікон, дверей і комунікацій (електрика, труби, вентиляція);
  • З 10 по 13 — штукатурка і стяжка;
  • і т. д.

Читайте також: Що таке прибуток, виручка і дохід

Дедлайн в кінематографі, фільми про дедлайн

Щоб зрозуміти, що таке дедлайн в кінематографі, розглянемо кілька прикладів.

Кіноакадемія оголошує конкурс, головний приз якого – грант (гроші) на зйомку своєї картини. Завдання – надіслати короткометражний фільм на гостросоціальну тему (те, що турбує всіх і буде цікаво). Крайній термін здачі роботи – 10 травня. І це – жорсткий дедлайн. Роботи просто не будуть прийматися після 10 числа. Всі конкурсанти повинні поставитися серйозно до цього завдання, якщо планують перемогти.

Хочу відзначити 2 фільми по темі:

  • Дедлайн, 2006, трилер. Російський фільм, що оповідає історію сценариста. Сценарій для серіалу потрібно здати завтра, а робота ще не розпочата. Герой вдається до екстремальних заходів, щоб здати роботу вчасно;
  • Дедлайн, 2009. США, жахи, трилер. Головна героїня відправляється в відокремлений будинок, щоб закінчити роботу над сценарієм. Але те, що відбувається навколо спробує перешкодити їй це зробити.

З книг на тему дедлайну можна почитати Тома ДеМарко, чия книга так і називається: «Deadline. Роман про управління проектами». Книга буде корисна для всіх, хто працює з проектами і керує людьми. Але якщо промоніторити відгуки, то для досвідчених менеджерів, хто вивчив вже не одну книгу на цей рахунок і може похвалитися великим досвідом книга, швидше за все, не відкриє нічого нового. В цьому плані краще вивчати титанів в області менеджменту, таких як Пітер Друкер.

Користь і шкода дедлайнів

Дедлайн може допомогти кожному в команді йти по вірному шляху і дозволить бізнесу завершити великий проект з найменшим стресом для членів команди. Дедлайни приносять нам і користь, і шкоду. Розглянемо докладніше.

Користь дедлайнів

Головна користь від дедлайнів – дотримання термінів. Робота з дедлайном допомагає чітко оцінити свої можливості, скласти план роботи і сфокусуватися на завданнях. При написанні цієї статті я встановив для себе етапи і слідував їм. Розглянемо, які прийоми допоможуть отримати головну вигоду від дедлайнів.

Розбивка на етапи

Розбийте великий проект на етапи і дайте кожному проміжному процесу конкретний термін виконання. Дедлайнів, відповідно, буде кілька. Для кожного етапу свій дедлайн і для всього проекту.

Основною перевагою розбиття великого проекту на дрібні фази є те, що так простіше оцінити час, необхідний на реалізацію проекту, необхідні ресурси, а також вибудувати зрозумілий, логічний процес. Наприклад, вам потрібно створити і запустити сайт. Начебто все просто, проте на ділі може спливти безліч несподіваних проблем і питань, які можуть гальмувати весь процес і розтягнути його на невизначені терміни.

Ось як-би виглядав наш проект, розбитий на етапи:

  • Вибираємо нішу, наприклад, сайт кулінарної тематики;
  • Придумуємо назву і реєструємо домен — дедлайн 1 мартобря;
  • Орендуємо хостинг — дедлайн 2 мартобря;
  • Створюємо сайт на найпопулярнішому движку WordPress - дедлайн 3 мартобря;
  • Вибираємо тему оформлення, налаштовуємо плагіни і т. л. — дедлайн 10 мартобря;
  • Збираємо семантику і готуємо контент-план публікацій — дедлайн 15 мартобря;
  • Готуємо першу статтю — дедлайн 20 мартобря.

Фокус на завданні

Установлення термінів, які повинні бути виконані, зберігає роботу в фокусі. Якщо немає крайнього терміну, проекти мають властивість розтягуватися. Дедлайни допомагають працівникам зосередитися на головному завданні.

Необхідні ресурси

Адекватно оцініть свої сили. Якісь етапи можливо краще передоручити іншим фахівцям. Так, ви можете вивчити веб-верстку і самостійно зробити дизайн сайту, але на це у вас може піти кілька місяців. Чи можна заплатити фрілансеру, який заощадить ваш час і виконає цю задачу більш якісно, так як у нього більше досвіду і знань. А ви в цей час виконайте якусь іншу задачу в якій добре розбираєтеся.

Так, і не забудьте поставити адекватний дедлайн фрілансеру. Деякі з них набирають проектів в прок і здають в останню чергу ті, де замовники не поставили конкретні терміни виконання проекту.

Мотивація і почуття виконаного обов'язку

Ніщо так не пригнічує, як завислий проект, якому немає кінця і краю. Співробітник, який успішно і своєчасно завершує етап проекту, буде відчувати почуття виконаного обов'язку та задоволення від виконаної роботи. Він отримає заслужену похвалу. Це підніме командний дух, замотивирует співробітника і надалі укладатися в тимчасові обмеження.

Шкода дедлайнів

Якщо строк виставлений некоректно (нижче ми розглянемо, як правильно встановлювати дедлайн), виникає почуття, що задача непосильна. Це породжує стрес. У невеликих кількостях стрес йде нам на користь, а у великих – починає шкодити. Мабуть, в цьому і полягає головна шкода дедлайну. Якщо при його установці не були враховані специфічні особливості завдання, його легко порушити.

Наслідки зриву дедлайну

Дедлайни при їх порушенні призводять до наслідків. Розглянемо їх в порядку від м'яких до критичних:

  • Розчарування у власних силах, стрес. Завдання не виконане, я не впорався – це валить в зневіру;
  • Неприємна бесіда з керівником або замовником;
  • Втрачений час. Якщо дедлайн був суворим, і завдання не виконане - воно може стати вже непотрібним;
  • Втрата грошей. І для виконавця, і для замовника. Не здана вчасно стаття, невиконаний план, не переведена заробітна плата;
  • Втрата репутації, відмова від подальшої співпраці, аж до звільнення.

Щоб не допустити зриву дедлайну, розглянемо часті помилки і розберемо правила, як не допустити порушень і вчасно виконувати всі завдання. Також розглянемо основи ефективного управління часом (тайм-менеджмент).

Як правильно ставити дедлайн собі і підлеглим: 5 поширених помилок

При правильній постановці дедлайн може значно збільшити шанси на успіх роботи. Всі поради та рекомендації, які будуть наведені нижче, засновані на практиці бізнесменів, тренерів, психологів.

Помилка #1: Спроба мотивувати себе довгостроковим дедлайном

Самий мотивуючий крайній термін - той, який настане завтра. Британські вчені встановили, що середньостатистичний студент може вивчити китайську мову за 1 ніч перед іспитом. Звичайно, це жарт. Але вона наочно ілюструє те, що часто відбувається з нами – ілюзія того, що часу на роботу ще багато, приводить нас до суєті і поспіху в останній момент.

Написання диплома для студентів - яскравий приклад. Здається, що часу попереду дуже багато, але за фактом диплом пишеться за тиждень, або навіть за день до терміну здачі.

Правильніше буде розподілити час на написання кожного розділу. В цьому випадку не буде надмірного навантаження, і робота буде виконана в строк без страху та безсонних ночей. Для цього напишіть план диплома і, потім, для кожного розділу поставте дедлайн. Наприклад, захист диплома через три місяці (12 тижнів). У дипломі 10 розділів. Логічно буде на кожну главу виділити тиждень. Дедлайн кожного розділу буде в неділю. Якщо слідувати плану, то диплом буде готовий за два тижні до здачі. Тобто, буде час для вичитування та внесення останніх змін + залишиться час на відпочинок.

Помилка #2: Постановка нереальних термінів

Установка нереальних термінів має абсолютно зворотний ефект. Варто почати сумніватися, що зможеш вчасно закінчити – і не виникне бажання почати.

Наприклад, я прокинувся і вирішив, що я закрию свою іпотеку за 3 місяці (борг перед банком – 0,6 млн. грн.). Сам собі встановив дедлайн. Чи є логіка в такому терміні? Ні, мій поточний рівень доходу не дозволяє погасити кредит настільки швидко, навіть якщо я буду працювати в режимі 24/7/365. І я навряд чи візьмуся за виконання такого завдання.

Вірне рішення тут - розрахувати свої можливості. Наприклад, я можу вносити понад щомісячний платіж 5 т. грн, і за допомогою таких платежів я зможу достроково погасити іпотеку за 10 років. Або ж знайти додатковий заробіток, і весь дохід з нього використовувати для дострокового погашення іпотечного кредиту.

Читайте також: Що таке тімбілдінг (командоутворення)

Помилка #3: Установка обмеження за часом там, де просто потрібно терпіння

Є речі, в яких ми не можемо контролювати швидкість досягнення результатів. Установка строгих дедлайнів в цих випадках - рецепт стресу.

Приклад з життя. З приходом весни пішли дощі і дах лоджії протік. Я звернувся до забудовника.

Новобудова після здачі будинку в експлуатацію ще мінімум 5 років знаходиться на гарантії. Інженер сказав, що відновні роботи можуть бути проведені лише тоді, коли середньодобова температура повітря не нижче +5 градусів. При меншій температурі використовуваний розчин відвалиться вже через тиждень і не вирішить проблему.

Я хочу, щоб течію заклали прямо зараз, і кожен день дзвоню інженеру. Чи можна тут встановити дедлайн? Ні. Необхідно почекати, поки погодні умови стануть придатними для укладання розчину.

Інший приклад – немає повного контролю над тим, скільки ви будете важити в наступному місяці і встановлювати для себе дедлайн важити 55 кг до 1 червня. Але є контроль над режимом харчування і фізичним навантаженням. «Підкачатися, схуднути до літа» – так собі дедлайн, якщо чесно. Буде ефективніше встановити крайній термін для зміни звичок харчування або тренувань, але не ставити крайній термін для певної ваги.

Помилка #4: Не зафіксований дедлайн

Записати дедлайн на папір – вже половина справи. Зафіксувати можна і в цифровому вигляді, в замітки або календар. Обіцянка, яку ви даєте в своїй голові, може так і залишитися обіцянкою.

Варіант підтримки ззовні, якщо мова йде про життєві цілі – дати публічну обіцянку про те, що якась подія має відбутися не пізніше енної дати. Купівля машини, квартири, дострокове погашення іпотеки – все, що дійсно важливо. Відповідальність перед іншими, страх провалу в очах друзів буде підштовхувати вперед.

Помилка #5: Встановлення дедлайну перед вивченням можливостей

Іноді установка дедлайну може значно збільшити час, що витрачається на проблему. Це відбувається в тому випадку, якщо термін виставлений без урахування додаткових можливостей і автоматизації процесу. І тоді виконання завдання займає більше часу, ніж потрібно.

Як приклад, можна привести роботу складача тексту. Передрук 1 сторінки тексту займає, скажімо, 30 хвилин. А якщо використовувати сканер і програму розпізнавання тексту – той же процес займе 1 хвилину. Залучення додаткових інструментів допомагає скоротити терміни виконання завдання.

Інший приклад – швидкість пішохода становить у середньому 5 км/год. І ставити дедлайн – пройти пішки 150 км за 10 годин – в корені невірно. Важливо враховувати реальні можливості і будувати плани, виходячи з них.

Що робити, якщо співробітник регулярно порушує дедлайн: 5 порад керівнику і рекомендації співробітнику

Пропуск термінів - звичайне явище в світі бізнесу. Ніхто не винен (або всі винні), і немає реальних наслідків - поки керівник не прокинеться одного ранку і не скаже: "Гей, хіба ми не повинні були закінчити цей проект вчора? Що сталося?".

Перш ніж приймати жорсткі управлінські рішення, спробуйте розібратися в проблемі. Ось що можна зробити.

  • Поговоріть зі співробітником і запитайте, що відбувається. Надайте йому можливість висловитися. Якщо у вас виникли проблеми з розумінням того, що є причиною порушення строків, спробуйте копнути глибше, задавши такі питання, як: «На що мені варто звернути увагу в цьому проекті?» і «Які речі заважають?»
  • Поговоріть про вплив порушених дедлайнів. Наприклад: «Коли ви пізно перевели гроші в банк, співробітники залишилися без зарплати перед святами». Покажіть наслідки. Ви, як керівник, бачите їх дуже чітко. Підлеглі можуть не усвідомлювати повну картину до того, як вона буде озвучена.
  • Запитайте, які інструменти використовує ваш співробітник для відстеження термінів. Крім того, виділяється час для роботи над проектами завчасно до дедлайну, або робота ведеться безпосередньо перед ним? Можливо, співробітнику потрібні більш досконалі системи або додаткові тренінги з управління часом.
  • Чітко викладіть свої очікування щодо того, що має змінитися в майбутньому. У цьому контексті ви пропонуєте свою допомогу і можливість вірно розставити пріоритети.
  • Поговоріть про наступні кроки. Вам потрібно, щоб співробітник мав чітке уявлення про те, які конкретні кроки він зробить для вирішення проблеми. В ідеалі він придумає це самостійно, але якщо не зможе – ви можете чітко визначити, чого ви хочете від підлеглого.

Дайте своєму співробітнику виконати досягнуті домовленості. Якщо ж результату не буде, має сенс приймати управлінське рішення.

Якщо подивитися на проблему з боку співробітника, який постійно порушує терміни – щось явно не так. Мова не йде про невеликі промахи, мова йде про регулярне, безперервне ігнорування термінів. Можливо, завдання ставляться занадто складні, і краще повністю від них відмовитися.

Іноді завдання може бути вище наших сил. Це зовсім не означає, що ми погані. Холодильник прекрасно охолоджує продукти і зберігає їх свіжість, але чай він нам не заварить. Можна перебувати в стресі, а можна перейти до інших, більш доступним завданням.

Відповіді на питання

Що таке «редлайн»

Редлайн – від англ. red line – червона лінія. Простими словами – це проміжний термін здачі роботи. Наприклад, в рекламному агентстві замовлена реклама, вона повинна бути готова до 10 Квітня - це дедлайн. Керівник агентства встановлює термін здачі 1 квітня – це редлайн. Між редлайном і дедлайном обов'язково повинен бути проміжок часу. Наявність редлайну перед остаточною здачею допоможе провести потрібні доопрацювання, якщо вони необхідні.

У продажах я виставляв редлайн на передостанній день місяця. У січні редлайном було 30 число – на кінець цього дня всі економічні показники повинні бути виконані на 100%. 31 число – не привід розслаблятися, а можливість збільшити свою премію за рахунок збільшення продажів. Тут вже йшла зосереджена робота на гроші – план виконаний, премія максимальна.

В загальному сенсі – це будь-обмежувач, перевищення якого поки ще не загрожує критичними наслідками. Наприклад, червона позначка на спідометрі автомобіля або градусника.

Що таке дедлайн в спорті

Термін «дедлайн» використовується в спорті: хокей, футбол, баскетбол і пов'язаний з переходами гравців між командами. Походить від англійського trade deadline – крайній термін торгівлі, або обміну.

В кінці кожного щорічного спортивного сезону існує так зване трансферне вікно (пауза, під час якої матчі не граються), під час нього гравці можуть переходити в інші команди і укладати нові контракти. Команди, відповідно, можуть залучати гравців з інших команд. Дедлайн – закриття трансферного вікна і початок нового ігрового сезону. Прийшов дедлайн – всі переходи закриваються.

Перманентний дедлайн

Перманентний дедлайн простими словами можна назвати постійним. Це стан коли ви можете самостійно встановлювати для себе щоденні дедлайни, незважаючи на те, що терміни ще дозволяють працювати без перенапруги. Робота в таких умовах пов'язана з високою нервовою напругою і стресом.

Висновок

У статті ми з'ясували, що таке дедлайн, дізналися про його значення, наслідки зриву, розробили інструменти для боротьби з ним. Щоб ефективно працювати з дедлайнами і досягати максимальної продуктивності, використовуйте техніки, про які ми писали:

  • ставте собі і підлеглим реальні дедлайни;
  • боріться з прокрастинацією за допомогою інструментів тайм-менеджменту;
  • розбивайте завдання на невеликі відрізки – це прискорить термін здачі роботи;
  • спілкуйтеся з вашими співробітниками, якщо у них виникають складнощі з виконанням дедлайнів.

Знаючи все про дедлайн, можна повертатися до роботи, щоб встигнути в строк і не боятися неприємних наслідків.

Підписуйтесь на нашу розсилку, щоб завжди бути в курсі нових цікавих статей про заробіток і малий бізнес!

Сподобався матеріал? Будь ласка, репости!